E-Rechnung: vom Belegbild zum Datensatz
Als Buchhalter habe ich lange genug Belegbilder in Daten übersetzt. Mit der E-Rechnung ist das nicht mehr nötig.
Das Prinzip kennen Sie bereits aus integrierter Unternehmenssoftware (ERP) und digitaler Personalverwaltung mit Mitarbeiterportal: Stamm- und Bewegungsdaten werden bei ihrer Entstehung in Echtzeit oder in einem definierten Turnus zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Im ERP passiert das auch schon seit Jahrzehnten bei der Fakturierung. Die Daten der Fakturierung stehen zum Beispiel der Debitorenbuchhaltung als Datensatz zur Verfügung. Bei diesem Prozess hat das Belegbild für das Ergebnis nie eine Rolle gespielt. Das Belegbild wurde nur für den Rechnungsempfänger und die Betriebsprüfung benötigt.
Diese letzte Daseinsberechtigung für das Belegbild ist mit der Neufassung von § 14 Abs. 1 UStG zum 01.01.2025 und der Anpassung der GoBD (Rz. 76, 118 und 119) durch das BMF-Schreiben vom 14.07.2025 entfallen. Bei der E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz die Rechnung; aufbewahrt werden muss in der Regel nur er.
Ich verstehe, dass die verbleibenden Übergangsregelungen gerade viel Aufmerksamkeit binden. Die größere Chance liegt aber darin, die eigenen Prozesse jetzt umzustellen, statt sich weiter an das Bürokratiemonster Belegbild zu klammern. Der Ruf nach Vereinfachung ist immer groß, bis man seine Gewohnheiten für die Vereinfachung anpassen muss. Das einheitliche Arbeiten mit Datensätzen anstatt Belegbildern ist tatsächlich eine große Erleichterung.
Um dieses Gefühl der Erleichterung zu teilen, möchte ich Ihnen veranschaulichen, wie mühselig unsere Angewohnheit ist, Belegbilder in Datensätze zu übersetzen. Beispielsweise übertragen wir IBANs von Rechnungen in unser Banking, wenn der Zahlungsempfänger noch nicht als Datensatz vorliegt. Mit der E-Rechnung steht die IBAN im Datensatz – die Zahlung lässt sich vorbereiten, ohne dass jemand abtippt.
Auf weitere Beispiele zur Vermeidung redundanter Datenübertragung durch Medienbruchfreiheit, Dunkelverarbeitung und Schnittstellenintegration werde ich in meinem nächsten Impuls aus der Reihe Auf dem Datenfluss der Wertschöpfung surfen eingehen.