Medienbruchfreiheit – wo Daten heute noch das Medium wechseln
In der Buchhaltung arbeiten wir zwischen den Medien. Ein Belegbild wird vom Mandanten bearbeitet und kommt über das Mandantenportal in die Kanzlei. Die Änderungen am Belegbild ändern den Datensatz nicht. Das ist ein Medienbruch und eine Ursache für Fehler und Stau im Datenfluss.
Reicht es also, das Belegbild hinter sich zu lassen? Nein. Redundante Datenübertragung gibt es auch jenseits des Belegbildes. Ein Medienbruch ist auch der manuelle Übertrag beim Systemwechsel, weil keine Schnittstelle eingerichtet ist. Dazu mehr im nächsten Impuls über Schnittstellenintegration.
Dass es dabei um mehr als Effizienz geht, zeigt § 145 Abs. 1 AO: Die Geschäftsvorfälle müssen sich „in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“. Die GoBD verlangen deshalb für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt den gewollten Prozess – bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über Verarbeitung und Speicherung bis zur maschinellen Auswertbarkeit (GoBD Rz. 151, 152). Ihre Ausgestaltung richtet sich nach der Komplexität der Geschäftstätigkeit und des eingesetzten Systems. Jeder Medienbruch ist darin ein eigener Schritt, den jemand erklären muss.
Wie im letzten Impuls beschrieben, genügt bei der E-Rechnung seit dem 14.07.2025 der strukturierte Datensatz (Rz. 119). Wichtig ist, was danach mit ihm passiert: Empfangene E-Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind, und eine Formatumwandlung darf den XML-Teil nicht löschen (Rz. 125, 131). Wer die XRechnung ausdruckt und abheftet, baut den Medienbruch also wieder ein.
In der Prüfung zeigt sich das beim mittelbaren Datenzugriff: Der Steuerpflichtige wertet seine Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde selbst maschinell aus (Rz. 166). Auswerten lässt sich nur, was als Datensatz vorliegt. Eine lückenhafte Verfahrensdokumentation ist nur dann ein Mangel, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, wenn sie die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt (Rz. 155). Medienbrüche sind die Stellen, an denen Nachvollziehbarkeit am leichtesten verloren geht.
Auch der Rahmen der Prüfung ändert sich: Der Bundesrat hat am 10.07.2026 der neuen Außenprüfungsordnung zugestimmt. Sie ersetzt die Betriebsprüfungsordnung von 2000, soll Außenprüfungen beschleunigen und regelt die risikoorientierte Prüfung (§ 2 ApO). Wer Medienbrüche abbaut, arbeitet also nicht nur schneller. Er kann seinen Datenfluss auch erklären.